Home

Privacy Policy

Versie: 2025-01

Laatst bijgewerkt: 21-08-2025

Popkoor Thirdwing hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Popkoor Thirdwing houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Popkoor Thirdwing zijn wij verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van aspirant-leden

Persoonsgegevens van aspirant-leden worden door Popkoor Thirdwing verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Beoordeling van geschiktheid voor koordeelname;
  • Communicatie tijdens kennismakingsperiode;
  • Organisatie van repetities en activiteiten;
  • Website toegang voor ledenagenda en repertoire.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Gerechtvaardigd belang (wederzijdse kennismaking en beoordeling geschiktheid);
  • Toestemming voor WhatsApp communicatie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Popkoor Thirdwing de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam en achternaam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Stemgroep indeling.

Uw persoonsgegevens worden door Popkoor Thirdwing opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Bij toelating als lid: gegevens worden overgedragen naar ledencategorie;
  • Bij niet-toelating: maximaal 6 maanden na negatieve beoordeling voor eventuele heroverweging.

Toegang tot systemen voor aspirant-leden:

  • Beperkte website toegang (ledenagenda, repertoire, algemene informatie);
  • WhatsApp community (algemeen) indien toestemming gegeven.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Popkoor Thirdwing verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst;
  • Communicatie over activiteiten en uitnodigingen;
  • Financiële verwerking (contributie en incasso);
  • Organisatie van repetities, uitvoeringen en evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;
  • Toestemming voor foto/video publicatie;
  • Toestemming voor WhatsApp communicatie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Popkoor Thirdwing de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam en achternaam;
  • Adres en woonplaats;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer (vast en mobiel);
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • IBAN bankrekeningnummer;
  • Foto's en video's (indien toestemming);
  • Stemgroep en sleepgroep indeling.

Uw persoonsgegevens worden door Popkoor Thirdwing opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap;
  • Na beëindiging lidmaatschap: financiële gegevens maximaal 7 jaar;
  • Overige persoonsgegevens: verwijderd binnen 1 maand na beëindiging, tenzij wettelijke bewaarplicht;
  • Foto's/video's: blijven gepubliceerd tenzij specifiek verzoek tot verwijdering.

Toegang tot systemen voor verenigingsleden:

  • Volledige website toegang inclusief ledenlijst en bestuurlijke verslagen;
  • Microsoft 365 maillijst voor algemene communicatie;
  • WhatsApp communities:
    • Algemene koor community;
    • Stemgroep-specifieke groep;
    • Sleepgroep-specifieke groep.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten/opdrachtgevers

Persoonsgegevens van klanten of opdrachtgevers worden door Popkoor Thirdwing verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over opdrachten en uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht/boekingsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Popkoor Thirdwing de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam en achternaam;
  • (Zakelijk) adres;
  • (Zakelijk) telefoonnummer;
  • (Zakelijk) e-mailadres;
  • Geslacht (indien relevant voor communicatie).

Uw persoonsgegevens worden door Popkoor Thirdwing opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Popkoor Thirdwing verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van personen door middel van nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Inschrijving via nieuwsbrief formulier (toestemming).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Popkoor Thirdwing de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam en achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Popkoor Thirdwing opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is voor de nieuwsbrief.

Verwerking van persoonsgegevens van begunstigers en prospects

Persoonsgegevens van begunstigers en prospects worden door Popkoor Thirdwing verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
  • Ondersteuning van de vereniging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming;
  • Afgifte visitekaartje;
  • LinkedIn connectie;
  • Sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Popkoor Thirdwing de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam en achternaam;
  • Adres en woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Popkoor Thirdwing opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Begunstigers: gedurende sponsorovereenkomst plus 7 jaar financiële administratie;
  • Prospects: maximaal 3 jaar na laatste contact, tenzij nieuwe interactie.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina's van een website wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website.

Typen cookies:

  • Functionele cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de website;
  • Analytische cookies: Voor het verzamelen van statistieken over websitegebruik;
  • Marketing cookies: Alleen met uw toestemming.

Voor het plaatsen van niet-functionele cookies vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt uw toestemming altijd intrekken door uw browser-instellingen te wijzigen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Verwerkers waarmee wij samenwerken:

  • Cloud opslag en backup: Voor het veilig opslaan van onze administratie;
  • Website hosting: Voor het beschikbaar stellen van onze website;
  • E-mail diensten: Microsoft 365 voor maillijsten en communicatie;
  • WhatsApp (Meta): Voor groepscommunicatie (internationale gegevensoverdracht naar VS);
  • Nieuwsbrieven: Voor het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Financiële diensten: Voor het verwerken van incasso's en betalingen.

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin de bescherming van uw persoonsgegevens is gewaarborgd.

Internationale gegevensoverdracht:

Voor WhatsApp communicatie worden uw gegevens verwerkt door Meta Platforms Inc. in de Verenigde Staten. Dit gebeurt op basis van de EU-VS adequacy decision van juli 2023 voor gecertificeerde organisaties onder het EU-US Data Privacy Framework.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld bij politieonderzoek) of u hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Popkoor Thirdwing van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Specifieke rechten per categorie:

  • Aspirant-leden: Kunnen verzoeken om verwijdering na negatieve beoordeling;
  • Leden: Volledige rechten, foto's kunnen individueel verwijderd worden op verzoek;
  • Ex-leden: Kunnen verzoeken om verwijdering historische gegevens (behoudens wettelijke bewaarplicht).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Popkoor Thirdwing
Exdel 7
6373AH Landgraaf
info@thirdwing.nl

Deze Privacy Policy is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.